اولین اقدام در حوزه مدیریت منابع انسانی، تجزیه و تحلیل مشاغل و تدوین شرح شغل است. شرح شغل زیربنای سایر اقدامات مدیریت منابع انسانی نظیر تدوین شرایط احراز شغل، طبقه بندی مشاغل، طراحی ساختار و تشکیلات سازمان، جبران خدمات، آموزش و توانمندسازی نیروی انسانی، ارزیابی عملکرد و . است و اگر بدرستی تنظیم نگردد سایر اقدامات نیز به انحراف خواهد رفت. علاوه بر این، شرح شغل، مبنای تقسیم کار در سازمان است و اگر به درستی انجام نشود اولین اصل علمی مدیریت یعنی "تقسیم کار" نیز زیر سئوال خواهد رفت. هنگام تدوین شرح شغل، ما با دو حالت مواجه هستیم. حالت اول زمانی است که شرکتی در حال تاسیس و راه اندازی است. لذا، مشاغل باید بطور مبنایی، تعریف و طراحی شوند. حالت دوم زمانی است که سازمانی از گذشته در حال فعالیت بوده و امروز قصد بازنگری مشاغل و بروز رسانی شرح مشاغل خود را دارد. در این نوشتار سعی شده است به اختصار نکاتی پیرامون تدوین شرح شغل ارائه گردد بگونه ای که هر دو حالت یادشده را کم و بیش پوشش دهد.
1- شرح شغل باید به سئوالات اساسی زیر پاسخ دهد؟ چه کاری؟ توسط چه کسی؟ چگونه؟ در چه زمانی؟ در چه مکانی و با چه ابزار و تجهیزاتی باید انجام گیرد؟ در تدوین شرح شغل، ما با "بایدها" طرف هستیم یعنی "آن کارهایی که باید انجام شود؟" نه با "هست ها"، یعنی آن کارهایی که در حال حاضر توسط متصدی شغل در حال انجام شدن می باشد. یکی از اشتباهات رایج در تدوین شرح شغل، همین نکته است. بدین معنی که فرد تدوین کننده شرح شغل، از طریق مصاحبه با متصدی شغل، آنچه که وی در حال حاضر مشغول انجام آن است را احصاء و مستندسازی کرده و بعنوان "شرح شغل استاندارد" ارائه می نماید. متصدی شغل گاه بنا به نظر شخصی، گاه بر اساس توصیه متصدی قبلی و گاه بنا به دستور مدیر، به انجام کارها و وظایفی مبادرت می ورزد که اساسا" جزء "وظایف ذاتی" شغل محسوب نمی شود. هنر تنظیم کننده شرح شغل آن است که بتواند وظایف ذاتی را از وظایف غیرذاتی تفکیک نماید.
2- برای شروع کار باید سراغ خبره شغل رفت. خبره کسی است که حداقل به مدت دو سال در شغل موردنظر، مشغول فعالیت بوده و به تمام جوانب شغل، آشناست. برای شناخت شغل می توان به 4 روش عمل کرد: مشاهده، مصاحبه، پرسشنامه، مطالعه اسناد و مدارک. توصیه می شود قبل از مصاحبه با خبره: الف) از وی بخواهید وظایف روزانه و دوره ای(هفتگی، ماهانه، فصلی، سالانه) خود را مکتوب نماید. بدین منظور می توانید، پرسشنامه ای را طراحی و برای وی ارسال نمائید. فرصت کافی(حداقل یک هفته) جهت تکمیل پرسشنامه در اختیار فرد قرار دهید. پرسشنامه تکمیل شده را به دقت مطالعه نمائید. ب) از خبره بخواهید اگر اسناد و مدارکی پیرامون شرح وظایف شغل دارد جهت مطالعه، در اختیار شما قرار دهد. ج) در محل کار حاضر شوید و به مشاهده آنچه در محیط واقعی کار می گذرد بپردازید. مشاهده امری تخصصی است. اینکه چه چیزهایی مورد توجه قرار گیرد و چه چیزهایی نه، خود نیازمند دریافت آموزش های اولیه است. د) اگر مشابه این شغل در سایر سازمانها نیز وجود دارد، سعی کنید اطلاعات لازم را از آنها کسب نمائید. پس از آنکه شناخت اولیه نسبت به شغل حاصل شد، جلسه مصاحبه را تنظیم و برگزار نمائید. مصاحبه نیز همانند مشاهده، امری تخصصی است و نیازمند آموزش. برای هر شغل، سعی کنید حداقل با 3 نفر خبره مصاحبه کرده، آنگاه جمع بندی لازم صورت پذیرد.
3- در جلسه مصاحبه با خبره، مصاحبه را مبتنی بر فرایندهای کاری پیش ببرید و صرفا" به یک جلسه مصاحبه اکتفا نکنید. شناخت دقیق فرایندهای کاری ضروی است. آگاهی نسبت به اینکه شغل موردنظر در چند فرایند کاری درگیر است بسیار مهم است. هر فرایند کاری را بطور مجزا رصد کرده و با خبره درخصوص کارویژه های شغل مورد نظر در آن فرایند، بحث و گفتگو کنید. آنچه را که خبره اظهار می دارد ابتدا به ساکن نپذیرید بلکه با وی درخصوص چرایی و چگونگی آن بحث و گفتگو نمائید.
4- مشاغل هم خانواده را بشناسید و دقت کنید شرح وظایف آنها را به جای یکدیگر ننویسید. مواظب باشید شرح وظایف نظافت چی را با شرح وظایف آبدارچی خلط نکنید!
5- پروتکل های کاری را از شرح وظایف تفکیک نمائید امّا در کارسنجی و زمان سنجی، به آنها توجه داشته باشید. بعنوان مثال، نظافت دفاتر کار، راهروها، دستشویی، پلّه ها و . جزء وظایف نظافت چی است که باید در شرح وظایف وی منعکس گردد. اما اینکه دستشویی ها هر چند وقت یکبار(مثلا" هر 3 ساعت یکبار) یا راهرو ها(مثلا"در پایان هر روز کاری) یا میز کار کارکنان(مثلا" هر 3 روز یکبار) باید نظافت شوند جزء پروتکل های کاری است که حین تدوین شرح وظایف، قابل احصاء می باشد.
6- از بکار گیری جملات و کلمات مبهم پرهیز نمائید. کلمات و عباراتی نظیر "تلاش در جهت ."، "اهتمام نسبت به ."، "همکاری با . در راستای" و . عباراتی از این دست، ابهام آمیز بوده و صرفا" سبب ناکارآمدی متصدی خواهد شد. ذکر کلمات تخصصی در شرح وظایف بلامانع و گاه حتی ضروری است؛ خصوصا" هنگام تدوین شرح وظایف مشاغل تخصصی و پیچیده.
7- در تدوین شرح وظایف مشاغل مختلف، توجه داشته باشید که: وظیفه ای به دو شغل یا بیشتر سپرده نشود، وظیفه ای نباشد که تعیین تکلیف نشده باشد و وظیفه ای نباشد که به فرایند یا هدف مشخصی ارتباط نداشته باشد.
8- هنگام تدوین شرح وظایف، مکرر این سئوال را مطرح نمائید: آیا انجام این وظیفه، کمکی به تحقق اهداف و ماموریت سازمان یا واحد متبوع می نماید؟ هر وظیفه باید به یک هدف مشخص پیوند خورده باشد.
9- در تخصیص وظایف به مشاغل، زمان مفید متصدی را موردنظر داشته باشید. مواظب باشید حجم وظایف اختصاص یافته به شغل موجب پرکاری(بیشتر بودن حجم کار از زمان مفید متصدی) یا کم کاری(کمتر بودن حجم کار از زمان مفید متصدی) نشود. در ایران و بنا به تجربه، در 8 ساعت کاری نمی توان زمان مفید روزانه متصدی را بیش از 6 ساعت در نظر گرفت. توجه به تعداد روزهای کاری ماهانه نیز ضروری است. با کسر تعطیلات رسمی، روزهای 5شنبه و جمعه و مرخصی های استحقاقی، تقریبا" در هر ماه، کمی بیش از روز مفید کاری وجود دارد. بر این اساس، ساعات مفید کاری ماهانه هر کارمند در ماه تقریبا" برابر 110 ساعت در ماه می باشد(بدون لحاظ اضافه کاری). بر این اساس باید "کارسنجی و زمان سنجی" صورت پذیرد.
10- درخصوص تعداد وظایف مندرج در شغل شغل، قاعده خاصی وجود ندارد. ولی بنا به تجربه لحاظ بین 8 تا حداکثر 20 عنوان وظیفه در شرح شغل، امری طبیعی است. هر چه شغل، ساده تر باشد دارای تنوع وظایف کمتری است و برعکس. وظایف را می توان به دو صورت در شرح شغل درج کرد: بر اساس درجه اهمیت و اولویت، بر اساس ترتیب و توالی انجام کار.
11- هنگام تدوین شرح وظایف به روابط و بده – بستان های بین مشاغل توجه داشته باشید. دقیقا" مشخص کنید که متصدی این چه چیزهایی را از کدام مشاغل دریافت می کند و باید چه چیزهایی را به متصدیان کدام مشاغل تحویل دهد؟
12- یکی از مهمترین عوامل خلق انگیزه برای متصدی در محیط کار، شغل است. برای آنکه شغل، انگیزه لازم را به متصدی تزریق نماید هنگام تدوین شرح شغل، به 5 نکته توجه داشته باشید: الف) شغل را بگونه ای طراحی نمائید که از تنوع لازم در وظایف برخوردار باشد؛ ب) شغل باید بگونه ای طراحی گردد که دارای هویّت باشد، بدین معنا که متصدی بداند انجام وظایف منجر به تولید چه محصول یا ارائه چه خدمتی خواهد شد؛ ج) شغل باید بگونه ای طراحی گردد که در نظر متصدی، مهم جلوه نماید؛ د) شغل باید بگونه ای طراحی گردد که استقلال عمل لازم را برای متصدی فراهم نماید. بدین معنا که متصدی اجازه تصمیم گیری در بخی موارد را داشته باشد؛ ه)شغل باید بگونه ای طراحی گردد که بازخورد لازم را برای متصدی فراهم نماید. بدین معنی که طی یک ساز و کار مشخص، متصدی از کمیّت و کیفیت کار خود مطلع شود.
13- معمولا" عرف بر آن است که در انتهای لیست شرح وظایف، عبارت "انجام سایر وظایف محوله" درج می گردد. مدافعین این عبارت معتقدند که با این کار، دست مدیر باز شده و قدرت مانور لازم به وی داده می شود. اما مخالفین معتقدند که بتدریج سایر عناوین وظیفه ای به فراموشی سپرده شده و مصادیق وظیفه ای غیرمرتبطی ذیل همین بند به متصدی شغل تحمیل می گردد. من موافق نظر مخالفین هستم.
14- برای مشاغل طراحی شده، عناوین رسا و جذّاب انتخاب کنید. عنوان شغل، تاثیر بسزایی بر انگیزه متصدی شغل و شکل دهی هویّت مستقل برای شغل دارد. به این نمونه ها دقت کنید: پاکبان به جای کارگر شهرداری، راهبر قطار به جای لوکوموتیوران.
15- شرح شغل مبنای تدوین شرایط احراز شغل است. هنگام تدوین هر یک از وظایف به این سئوال مهم توجه داشته باشید: چه کسی با چه ویژگی هایی می تواند از عهده انجام بهینه این وظیفه برآید؟ زن باشد یا مرد؟ تحصیلات وی چقدر باشد؟ در چه رشته ای؟ به تجربه قبلی نیاز هست یا نه؟ چند سال؟ قد و وزن و آمادگی جسمانی در انجام شغل مهم است یا نه؟ آیا افراد معلول می توانند این وظیفه را انجام دهند؟ چه افرادی با چه معلولیت هایی می توانند و چه افرادی نمی توانند؟ متصدی چه نوع شخصیتی داشته باشد؟ چه نوع هوش هایی و به چه میزان مورد نیاز است؟ متصدی، ریسک پذیر باشد یا محافظه کار؟ به چه میزان خلاقیت و نوآوری مورد نیاز است؟ و سئوالات مختلف و متعدد دیگر. در هنگام تدوین شرایط احراز، توجه داشته باشید که ما دنبال شناسایی مختصات کمّی و کیفی یک فرد عادی جهت انجام بهینه وظایف هستیم نه یک فرد صاحب ویژگی های خارق العاده.
16- شرح شغل مبنای نیازسنجی آموزشی است. هنگام تدوین هر یک از وظایف به این سئوال مهم توجه داشته باشید: متصدی جهت انجام بهینه وظیفه مورد نظر، نیازمند دریافت آموزش های خاصی هست یا نه؟ مثلا"وقتی یکی از وظایف آبدارچی "پذیرایی از میهمانان و افراد حاضر در جلسه" در نظر گرفته می شود حال این سئوال مطرح است که آیا متصدی این شغل، جهت پذیرایی بهتر به آموزش های خاصی نیاز دارد؟ آموزشی مثل گذراندن دوره تشریفات و پذیرایی!
17- شرح شغل مبنای تدوین شاخص های ارزیابی عملکرد متصدی در شغل است. هنگام تدوین هر یک از وظایف به این سئوال مهم توجه داشته باشید: با چه شاخص هایی می توان عملکرد فرد در این وظیفه را مورد پایش و ارزیابی قرار داد؟ و چه کسانی صلاحیت اظهارنظر در آن شاخص را دارند؟ مثلا"، برخی از شاخص های عملکردی برای آبدارچی در وظیفه "پذیرایی از ." عبارتند از: تعداد جلسات پذیرایی شده، تعداد افراد پذیرایی شده، تعداد دفعات پذیرایی، میزان رضایت مندی از پذیرایی و . می توان تمام یا برخی از این شاخص ها را بعنوان شاخص عملکرد آبدارچی انتخاب کرد. اگر شاخص میزان رضایتمندی انتخاب شد طبعا" حاضرین در جلسات از صلاحیت لازم جهت اظهارنظر پیرامون کیفیت عملکرد آبدارچی در این شاخص برخوردارند؛ امّا اگر شاخص تعداد افراد پذیرایی شده مورد توجه قرار گرفت آنگاه می توان به اسناد و مدارک جلسه رجوع کرد و نیازی به نظرخواهی نیست.
- شرح شغل مبنایی است برای شناسایی آسیب های شغلی و ارتقاء بهداشت و ایمنی شغلی. هنگام تدوین هر یک از وظایف به این سئوال مهم توجه داشته باشید: انجام این وظیفه ممکن است چه آسیب ها و صدماتی به متصدی شغل وارد نماید؟ مثلا"، نظافتچی جهت نظافت موثر، مم به استفاده از انواع سفیدکننده هاست. طبعا" اینگونه مواد شیمیایی به تدریج، تاثیری سوء بر دستگاه تنفسی فرد برجای می گذارد. اطلاع از این مهم منجر به 2 اقدام زیر خواهد شد: 1- به نظافتچی ها آموزش های لازم جهت استفاده از مواد شوینده و سفیدکننده داده شود. 2- ماسک تنفسی مناسب در اختیار آنها قرار گیرد.
19- شرح شغل مبنایی است برای شناسایی تخلفات و انحرافات شغلی. هنگام تدوین هر یک از وظایف به این سئوال مهم توجه داشته باشید: متصدی هنگام انجام این وظیفه، ممکن است مرتکب چه نوع تخلفاتی گردد؟ یک نظافتچی هنگام نظافت می تواند چه تخلفاتی را مرتکب شود؟ مثلا" کم کاری در اجرای پروتکل نظافت. بدین ترتیب، می توان تخلفات ممکن را احصاء کرد و در بدو استخدام، تخلفات و پیامدهای انضباطی ارتکاب آنها را به متصدی شغل گوشزد کرد و هشدارهای لازم را داد.
20 – شرح شغل مبنایی است برای طبقه بندی مشاغل و طراحی ساختار و تشکیلات سازمان. ساختار سازمان دارای چند کارکرد اساسی است: مبیّن سلسله مراتب و به تبع آن، روابط مسئولیت پذیری و پاسخگویی است؛ مسیرهای های ارتقاء و پیشرفت شغلی را تعریف می کند و مشاغل بنا به درجه اهمیت، در آن جانمایی می شوند؛ روابط طولی و عرضی بین مشاغل را شکل می دهد و طبقه بندی مشاغل نیز مبنایی است برای تعیین حقوق و مزایا.
21- شرح شغل مبنایی است برای شناسایی امکانات و تجهیزات موردنیاز جهت انجام وظایف شغلی. هنگام تدوین هر یک از وظایف به این سئوال مهم توجه داشته باشید: متصدی جهت انجام این وظیفه، به چه ابزار و تجهیزاتی نیازمند است؟ برخی از ابزارها و تجهیزات رایج اداری عبارتند از: کامپیوتر، پرینتر، فکس، دستگاه کپی، اسکنر، تلفن، پانچ و آیا کار با این دستگاهها نیازمند آموزش های اولیه خاصی است؟
22- شرح شغل مبنایی است برای شناسایی اامات قانونی مترتب بر شغل. هنگام تدوین هر یک از وظایف به این سئوال مهم توجه داشته باشید: متصدی جهت انجام وظیفه نیازمند توجه و رعایت کدام آئین نامه ها، دستورالعمل ها، بخشنامه ها، قوانین و مقررات، رویّه ها، استانداردها و . است؟ آیا این اامات قانونی باید به متصدی شغل آموزش داده شود؟
23- شرح شغل مبنایی است برای شناسایی ارزشها و اصول اخلاق حرفه ای مترتب بر شغل. هنگام تدوین هر یک از وظایف به این سئوال مهم توجه داشته باشید: متصدی هنگام انجام وظیفه باید به چه بایدها و نبایدهایی توجه داشته باشد؟ و چه چیزهایی برای وی مهم باشد؟ ارزشها و اصول اخلاق حرفه ای باید متعاقبا" به متصدی شغل آموزش داده شود. بعنوان مثال، آبدارچی جهت انجام وظیفه پذیرایی از کارکنان، مم به تردد در اتاق پرسنل است. این تردد منوط به رعایت اصول و ارزش هایی مثل کسب اجازه قبل از ورود به اتاق، پرهیز از شنود کی گفتگوها، پرهیز از جاسوسی و شایعه پراکنی، پرهیز از عکس گرفتن از بخشنامه ها و صورتجلسه ها، احترام به حریم خصوصی کارکنان و . است.
این یادداشت در آدرس زیر نیز منتشر شده است.
http://karokarafarini.ir/23-%d9%86%da%a9%d8%aa%d9%87-%d8%af%d8%b1-%d8%aa%d8%af%d9%88%db%8c%d9%86-%d8%b4%d8%b1%d8%ad-%d8%b4%d8%ba%d9%84/
مدیریت تصویر ذهنی دیگران: چگونه تصویر زیبایی از خود در ذهن دیگران حک کنیم؟
شغل ,شرح ,وظایف ,متصدی ,تدوین ,انجام ,شرح شغل ,داشته باشید ,توجه داشته ,هنگام تدوین ,تدوین شرح ,توجه داشته باشید ,داشته باشید متصدی ,شغلی هنگام تدوین ,باشید متصدی هنگام
درباره این سایت