علوم مختلف اهداف مشخصی را دنبال می کنند و شان نزول آنها مشخص است. هدف غایی علم مدیریت، ارتقاء بهره وری و بطور مشخص تر، افزایش سود است؛ همانگونه که مثلا" هدف نهایی علم ت، کسب و اعمال قدرت است یا اینکه فلسفه وجودی علم اقتصاد، تخصیص بهینه منابع محدود به نیازها و انتظارات نامحدود انسان هاست. بهره وری متشکل از 2 بخش است: کارآیی و اثربخشی. کارآیی یعنی انجام درستِ کارها یا بعبارت دیگر، انجام کارها با هزینه کمتر. اثربخشی یعنی انجام کارهای درست یا در تعریفی دیگر گفته شده است که اثربخشی یعنی درجه و میزان دستیابی به اهداف. با توجه به آنچه گفته شد بهره وری عبارت است از انجام درست کارهای درست. وقتی صحبت از بهره وری نیروی انسانی می کنیم منظور ما آن است که کارمند باید بتواند ابتدا کارها و اقدامات درست را در حوزه شغلی خود تشخیص دهد؛ آنگاه، کار درست را با صرف کمترین هزینه به بهترین نحو به انجام برساند بگونه ای که کیفیت کار آسیبی نبیند. بهره وری نیروی انسانی متاثر از عوامل متعدد و مختلفی است. در این نوشتار سعی شده است ضمن تبیین مفهوم بهره وری، مهمترین عوامل تاثیرگذار بر بهره وری کارکنان تشریح گردد و راهکارهایی جهت ارتقاء آن، پیشنهاد گردد.
1- بهره وری کارمند در محیط کار متاثر از سبک زندگی اوست. سبک و روش زندگی افراد بر بهره وری فردی آنها تاثیر بسزایی دارد. افرادی که در شبانه روز حداقل 6 ساعت را به خواب مفید و آرام اختصاص نمی دهند، تا دیروقت بیدارند، نسبت به سلامت خود بی اعتنایند، روابط بهینه و مسالمت آمیزی با همسر و فرزندان خود ندارند، اهل مطالعه نیستند و برای توسعه فردی خود برنامه ای ندارند و .، از این قبیل افراد نمی توان بهره وری خارق العاده ای را در کار و سازمان انتظار داشت.
2- کیفیت طراحی شغل، تعیین کننده میزان بهره وری کارمند است. مشاغل بد طراحی شده، یکی از مهمترین موانع فراروی ارتقاء بهره وری نیروی انسانی در سازمانهاست. مشاغل بد طراحی شده مشاغلی هستند که:
- شرح وظایف، مسئولیت ها و اختیارات متصدی آنها مشخص نیست؛
- مناسبات و روابط آنها با سایر مشاغل و اهداف سازمان به درستی تعریف نشده است؛
- دارای تعدّد وظایف می باشند یا برعکس، دارای وظایفی محدود و کمتر از حد انتظار دارند؛
- استقلال عمل، بازخورد نتایج، هویت و اهمیت ندارند؛
- شاخص های عملکرد آنها به درستی تعریف و احصاء نشده اند؛
- شرایط احراز آنها یا بطور دقیق مشخص نشده است یا بطور دقیق بدان عمل نمی شود و
3- فرهنگ سازمان شکل دهنده رفتارهای معطوف به بهره وری است. اگر فرهنگ حاکم بر سازمان، معیوب و ناکارآمد باشد هر گونه تلاش در راستای ارتقاء بهره وری را ناکام می گذارد و در نطفه بی اثر می نماید. فرهنگ ناکارآمد فرهنگی است که در آن:
- افراد ساعی، پرتلاش و دلسوز صرفا" به خاطر تلاش مجدانه، از سوی دیگران به سُخره گرفته شوند؛
- شانه خالی کردن از زیر کار و انداختن کار بر دوش تازه واردان و کم تجربه ترها، زرنگی و تیزهوشی تلقی گردد؛
- انحصار دانش و تجربه وجود داشته باشد و افراد از انتقال دانش و تجربه خود به دیگران، اکراه داشته باشند و از آن پرهیز نمایند؛
- در پرداخت ها، ارتقاء ها، تشویق ها، تنبیه ها و . تفاوتی بین افراد ساعی و یاغی وجود نداشته باشد؛
- زیرآب زنی، پاچه خواری؛ تخریب و ترور شخصیت دیگران پدیده هایی شایع و عادی تلقی شوند و
4- سبک مدیریت بر میزان بهره وری کارکنان موثر است. سبک های مدیریت، هیچ یک بر دیگری برتری ندارد. در برخی شرایط، سبک مدیریت اتوکرات مفید و موثر است و در برخی محیط های دیگر، سبک های می، مشارکتی و مهم آن است که مدیر بتواند سبک مناسب را تشخیص دهد و به خوبی از ایفای آن برآید. در عین حال، برخی ویژگی ها و مختصات رفتاری مدیران نابودکننده بهره وری است. مدیرانی که:
- خود را عقل کُل تلقی کرده، معتقدند نسبت به همه امور و جوانب متخصص اند؛
- برای نظرات و پیشنهادات زیردستان، ارزش و اعتباری قائل نیستند؛
- ابزار کار آنها برای پیشبرد کار و نیل به اهداف، تهدید، تحکّم و ایجاد فضای رعب و وحشت است؛
- سفله پروری را ترویج می نمایند؛
- اجازه نمی دهند کسی سر از کار آنها دربیآورد، بقای خود را در ناتوان نگه داشتن زیردستان می بینند نه در توانمندسازی آنان و نابود کننده بهره وری اند.
5- شایستگی های فردی بر میزان بهره وری وی موثر است. اینکه فرد مسلّح و مجهّز به چه دانش ها، نگرش ها، مهارتها و توانایی هایی باشد بر میزان بهره وری وی تاثیرگذار است. بعنوان مثال، اگر یک کارشناس منابع انسانی با نرم افزارهای حوزه منابع انسانی آشنایی داشته باشد و بتواند با آنها کار کند، از قانون کار و تامین اجتماعی آگاهی لازم را داشته باشد، مکاتبات اداری را بلد باشد، مهارتهای ارتباطی و فن بیان داشته باشد، خلاق و نوآور باشد، توان قضاوت و تصمیم گیری داشته باشد، شنود موثر داشته باشد، با دانش حوزه منابع انسانی آشنا باشد و . آنگاه می توان انتظار داشت این فرد نسبت به کسی که حائز این شایستگی ها نیست بهره ور تر باشد.
آنچه مهم است این است که فرد باید ابتدا الگوی شایستگی شغل خود را بشناسد، سپس با انجام یک خود ارزیابی مشخص کند که حائز کدام شایستگی ها هست و در کدام شایستگی ها دارای نقص یا کمبود است و در پایان، برای رفع کمبودها و کاستی ها برنامه مشخصی تحت عنوان برنامه توسعه فردی تنظیم و اجرا نماید.
6- ت های تشویقی و انگیزشی سازمان بر بهره وری اعضاء موثر است. در بسیاری از سازمانها خصوصا" سازمان های بخش دولتی، ت های تشویقی مشخصی وجود ندارد و غالبا"، مدیریت انگیزش کارکنان، رها و بلاتکلیف است. برخی از باورهای غلط رایج در اینگونه سازمانها عبارتند از:
- پرداخت اضافه کار موجب ایجاد انگیزه می شود، خصوصا" اگر کارکنان در عمل کار اضافی انجام نداده باشند؛
- چون حقوق کارکنان، آخر ماه و بموقع پرداخت می شود سازمان نیازی به ت های تشویقی ندارد؛
- اعمال ت های تشویقی و انگیزشی یعنی تحمیل هزینه های اضافی بر سازمان بدون آنکه اثر و نتیجه آن مشخص باشد و
در کنار ت های تشویقی و انگیزشی سازمان جهت ارتقاء بهره وری، تدابیر و رفتارهای انگیزشی سرپرستان و مدیران بسیار مهم است. برخی از مهمترین رفتارها و تدابیر انگیزشی منتج به ارتقاء بهره وری عبارتند از:
- توجه بر تقویت منفی در کنار تقویت مثبت. در تقویت مثبت، بعد از مشاهده رفتار مطلوب از سوی کارمند، پاداش دلخواه وی به او داده می شود. اما در تقویت منفی، به کارمند فرصت داده می شود از یک پیامد نامطلوب پرهیز نماید. مدیری را تصور نمایید که می خواهد با پدیده تاخیر در ورود به سازمان مقابله نماید. با رویکرد تقویت مثبت، وی اعلام می دارد که من بعد به آندسته از کارکنانی که راس ساعت مقرر در سازمان حضور داشته باشند پاداش مالی ارزشمندی اعطا خواهد کرد. اما در رویکرد تقویت منفی، وی اعلام می دارد من بعد آندسته از کارکنانی که تاخیر داشته باشند با تنبیه های مالی شدیدی مواجه خواهند شد. در اینجا به کارمند این فرصت داده می شود که با حضور بموقع از یک پدیده ناخوشایند(تنبیه مالی) پرهیز نماید. هم تقویت مثبت و هم تقویت منفی هر دو باعث افزایش احتمال تکرار رفتارهای دلخواه می شوند اما با مکانیسم های متفاوت.
- تشخیص افراد بهره ور از غیر بهره ور و تقدیر و تشکر از آنها در جمع
- شناسایی علایق و نیازهای هر یک از کارکنان و تنظیم پاداش ها بر آن اساس
7- سخت کار کردن ملاک نیست، هوشمندانه کار کردن مهم است. در مقوله بهره وری، دانستن اینکه چه کارهایی نباید انجام شود به اندازه دانستن کارهایی که باید انجام شوند مهم است. هوشمندانه کار کردن مستم آن است که هر کارمندی که سودای بهره ور شدن را در سر می پروراند بطور مستمر سئوالات زیر را از خود بپرسد و سعی کند برای آنها پاسخ شایسته ای بیابد:
- وظایف من در این سازمان چیست؟
- چرا آنها را انجام می دهم؟
- اگر این کارها و وظایف را انجام ندهم چه اتفاقی می افتد؟
- آیا روش بهتری برای انجام کارها وجود دارد؟
8- فرایندگرایی و نتیجه گرایی هر دو شایسته توجه اند و هیچکدام بر دیگری برتری ندارد. تاکید صِرف بر نتایج بدون ترسیم شیوه دستیابی به آنها کارساز نیست. برخی معتقدند که باید نتایج موردانتظار را مشخص کرد آنگاه به کارمند اجازه داد تا به هر طریقی که خود صلاح می داند و تشخیص می دهد به نتایج دست یابد. آنها اسم این نوع نگاه را می گذارند انعطاف پذیری و معتقدند این خود زمینه ساز بروز خلاقیت و نوآوری در سازمان خواهد بود. اینکه کارمند در انتخاب روش انجام کار مخیّر گذاشته شود ذاتا" چیز بدی نیست اما بهتر آن است که روش انجام کار، با مشارکت دوجانبه کارمند و مدیر انتخاب شود و بر آن، نظارت لازم اعمال گردد تا از انحرافات احتمالی پرهیز شود. نکته مهمتر آنکه، همیشه روش بهتری برای انجام کار وجود دارد و "بهترین راه" جنبه وحی مُنزل ندارد. بعبارت دیگر، هر روشی که ما امروز از آن بعنوان بهترین روش انجام کار یاد می کنیم موقتی است و کارمند باید یاد بگیرد که همیشه در جستجوی روشی بهتر برای انجام وظایف محوله و دستیابی به نتایج باشد.
9- افراد و سازمان های شاداب بهره ورترند. نتایج تحقیقات مختلف نشان داده است که شادابی تاثیر بسزایی در ارتقاء بهره وری کارکنان و سازمان دارد. امروزه اهمیت این موضوع به حدی است که برخی از شرکت های پیشرو، در ساختار سازمانی خود واحدی را با ماموریت ترویج شادابی در سازمان ایجاد کرده اند.
10- بهره وری با عملکرد متفاوت است. ماحصل تلاشهای فکری، جسمی و رفتاری فرد در کار، عملکرد نام می گیرد. کارمندی که روزانه به درخواست های 30 نفر از ارباب رجوع رسیدگی می کند؛ معلمی که روزانه به مدت 5 ساعت به 20 دانش آموز درس می دهد؛ مدیری که روزانه در 4 جلسه کاری درون و برون سازمانی شرکت می کند و اینها نمونه هایی از عملکرد افراد در شغل خود هستند. اما سئوال اینجاست که آیا کار 30 نفر ارباب رجوع، تمام و کمال به انجام رسید و مشکل آنها برطرف شد؟ آیا 20 دانش آموز، درس معلم را به درستی یاد گرفته اند؟ آیا جلسات مدیر، مثمرثمر بوده و به نتایج مشخصی ختم شده است؟ کسی که روزانه 2 کیلومتر پیاده روی می کند این عملکرد اوست، اما اینکه این میزان پیاده روی منجر به کاهش وزن و ارتقاء سلامتی وی هم می شود یا نه موضوع دیگری است. آنچه از این گفته ها و سئوالات برمی آید این است که وقتی صحبت از عملکرد کارمند می کنیم صرفا" به بیان کمّی اقدامات و فعالیت های وی اکتفا می کنیم و کاری به اثرگذاری و نتیجه بخش بودن آنها نداریم، اما وقتی صحبت از بهره وری می کنیم مراد ما اثربخشی عملکرد است. بعبارت دیگر، وقتی عملکرد یک کارمند در شغل خود، اثربخش می شود آنگاه وی به بهره وری نزدیک شده است.
نکته دیگر اینکه، بهره وری کارکنان به یکدیگر وابسته است. اینکه کار 30 نفر ارباب رجوع انجام شود و آنها، راضی و خرسند سازمان را ترک کنند صرفا" به بهره ور بودن یک کارمند بستگی ندارد بلکه این مهم نتیجه تلاش های ثمر بخش مجموعه ای از کارکنان است. لذا، ممکن است کارمندی دارای عملکرد خوبی باشد اما بهره ور نباشد چراکه نتیجه تلاشها و عملکرد وی به سبب ضعف و کم کاری دیگران، خنثی و بی اثر گردد.
این یادداشت در آدرس زیر نیز به چاپ رسیده است:
http://karokarafarini.ir/?p=13269
مدیریت تصویر ذهنی دیگران: چگونه تصویر زیبایی از خود در ذهن دیگران حک کنیم؟
بهره ,وری ,کار ,های ,انجام ,سازمان ,بهره وری ,است که ,ارتقاء بهره ,بهره ور ,می شود ,حوزه منابع انسانی ,دیگری برتری ندارد
درباره این سایت