مدیر کسی است که تشخیص می دهد: "چه کارهایی باید انجام شود؟"، "چرا این کارها باید انجام شود؟"، "این کارها چگونه باید انجام شود؟" و نهایتا"، "انجام این کارها باید به چه نتایج مشخصی ختم شود؟". در راستای تبیین چگونگی انجام کارها، یکی از وظایف مهم هر مدیر، تعریف فرایندهای کاری است. فرایند عبارت است از مجموعه ای از اقدامات و فعالیت های متوالی و مکمل یکدیگر که به تولید یک محصول یا ارائه یک خدمت مشخص ختم می گردد. فرایندهای کاری مشخص می کنند برای نیل به کالا یا خدمتی معین چه گام هایی توسط چه کسانی باید برداشته شود و چه مراحلی باید طی شود تا تلاشها و کوشش های فکری و جسمی افراد مختلف به ثمر بنشیند. در کنار طراحی فرایندهای کاری، آنچه مهمتر است ترویج تفکر فرایند اندیشی و فرایند نگری در سازمان است. اگر این تفکر در فرهنگ سازمان نهادینه گردد سازمان وارد یک "چرخه خود بهبودی مستمر" شده و انگیزه بهتر شدن تبدیل به بخشی از فرهنگ کاری پرسنل می گردد. سفر تعالی سازمانی از همین نقطه آغاز می گردد. در این یادداشت سعی شده است نکات و توصیه هایی مختصر پیرامون "رویکرد فرایند اندیشی" ارائه گردد.
1- فرایند اندیشی در وهله اول نیازمند مستندسازی فرایندهای انجام کار و تهیه شناسنامه فرایند است. در شناسنامه فرایند باید اطلاعاتی از قبیل عنوان فرایند، تاریخ خلق فرایند، آخرین تاریخ بروزرسانی، متولی(مالک) فرایند، واحدهای معین، دوره بازنگری، مدت زمان فرایند، تعداد گام های اجرایی، واحدهای سازمانی درگیر در فرایند و . ارائه گردد. هر کارمند باید نسخه ای مکتوب از فرایندهای کاری که در آنها درگیر است را در اختیار داشته باشد و آنرا در محل رویت دائمی خود و دیگران قرار دهد.
2- شناسایی روشهای مختلف و نوین انجام کار از لوازم فرایند اندیشی است. روشهای مختلف و متنوعی برای تولید یک کالا یا ارائه یک خدمت وجود دارد. تفکر فرایند اندیشی مستم آن است که متصدی شغل بطور مستمر به این روش ها فکر کند و روش های نوین را شناسایی نماید. معمولا" خو گرفتن به روش های موجود و عادت کردن به آنها، اجازه اندیشیدن به روش های نوین را از متصدی می گیرد. هر چیزی که تبدیل به عادت شد پذیرش و انجام آن راحت می شود. متصدیان مشاغل بنا به دلایل مختلف از روش های فعلی انجام کار بعنوان بهترین شیوه رتق و فتق امور، دفاع می نمایند و حاضر به زیر سئوال بردن و به چالش کشیدن آنها نمی باشند.
برخی از عباراتی که در دفاع از روش های موجود از سوی متصدیان مشاغل به زبان رانده می شود به قرار زیر است: گذشتگان نیز کار را به همین شکل و سیاق انجام می دادند، تا بوده چنین بوده، کار اینگونه به ما آموزش داده شد، ما به این شیوه ها عادت کرده ایم، بهتر از این وجود ندارد و متصدیان مشاغل باید این جمله را سرلوحه کار خود قرار دهند: "یک بهترین راه برای انجام کار وجود ندارد، امّا همیشه روش بهتری برای انجام کارها هست". اگر روزی یک متصدی شغل به این باور و اعتقاد رسید که شیوه فعلی انجام کار، "بهترین شکل و شیوه" انجام امور است، آنروز سرآغاز رخوت و س وی در آن شغل خواهد بود. اینگونه است که برای وی، اندیشیدن به روشهای نو، امری عبث و باطل تلقی شده و وی آنرا اتلاف وقت قلمداد می نماید. اگر این عارضه، در سطح سازمان فراگیر و نهادینه گردد آنگاه ما با گونه ای از فرهنگ سازمانی مواجه خواهیم بود که در آن، اندیشیدن به روش های نو امری مذموم تلقی شده و افراد دارای اندیشه های نو، مورد سرزنش قرار گرفته، به حاشیه رانده شده و به انحاء مختلف، عرصه بر آنها تنگ خواهد شد و مورد آزار و اذیت قرار خواهند گرفت.
آنچه متصدی شغل بدان نیازمند است این است که بطور مستمر و بعنوان بخشی از مسئولیت های شغلی خود، شیوه معمول انجام امور را به چالش کشیده و در پی روشهای بهتر و کارآمدتر انجام امور برآید. او باید بطور مستمر این سئوال را از خود بپرسد که: آیا روش بهتری برای انجام کار وجود دارد؟ پرسش مستمر این سئوال خط پایانی ندارد و پاسخ های ارائه شده به آن، دروازه ورود به دنیای خلاقیت و نوآوری است. بیاد داشته باشیم که گاه متصدیان مشاغل بهترین مرجع جهت معرفی مشکلات، کاستی ها و روشهای بهتر انجام امورند.
در این راستا، بخشی از مسئولیت متوجه سازمانها نیز هست. سازمان باید کارکنان را تشویق به اندیشیدن نماید و برای این منظور ساز و کارهای مناسبی را تعبیه و اجرا کند؛ باید گاهی افراد را از شغل خود منفک نموده و با قراردادن آنها در فضاهایی مناسب، اندیشیدن را تسهیل کرد. سازمان می تواند با استخدام مشاوران و تسهیلگران مجرب، اندیشیدن را در فضای سازمان ترویج و گفتمان سازی نماید. راه اندازی "کرسی های آزاداندیشی" در سازمان یکی از مفیدترین راهکارهاست. در این کرسی ها، کارکنان اجازه می یابند در حوزه های تخصصی خود، پیرامون موضوعات و مسائل مختلف کاری اظهارنظر نمایند و پیشنهاداتی جهت بهبود روش های انجام کار ارائه نمایند.
بیاد داشته باشیم در سازمانهایی که کارکنان، ضرورتی برای اندیشیدن احساس نکنند یا فرصتی برای اندیشیدن به آنها داده نشود و یا در بدترین حالت، افراد صاحب اندیشه سرکوب و سرزنش گردند، چیزی جز روزمرّگی و نهایتا" روزمَرگی در انتظار اینگونه سازمانها نخواهد بود.
3- هر کارمند باید فرایندهای مختلف کاری که در آنها درگیر است را بشناسد. هر کارمند بطور طبیعی در شغل خود، در چندین فرایند کاری دخیل بوده و در آنها ایفای نقش می نماید. معمولا" هر کارمند در شغل خود با 4 حالت ممکن مواجه است: 1- آغاز گر برخی فرایندهاست، 2- خاتمه دهنده برخی فرایندهاست، 3- ادامه دهنده برخی فرایندهاست و 4- بندرت، آغاز گر – ادامه دهنده – خاتمه دهنده برخی فرایندهای کاری است. در حالت شماره4، گاهی ممکن است تمام گام های یک فرایند کاری توسط یک نفر برداشته شود. در حالت شماره1، متصدی شغل باید بداند کدام فرایندهای کاری با اقدامات وی آغاز شده و به جریان می افتند. در حالت شماره 2، وی باید بداند پرونده کدام فرایندهای کاری با اقدامات وی بسته شده و کار، خاتمه یافته تلقی می گردد. در حالت شماره3، متصدی شغل باید بداند وی در چند فرایند کاری که نه آغازگر آنهاست و نه خاتمه دهنده آنها، دخیل بوده و فعالیتی را انجام می دهد. به منظور روشن شدن منظور، برج مراقبت از پرواز های هوایی یک فرودگاه را در نظر بگیرید. این فرودگاه مبداء برخی از پروازهاست(حالت1)، مقصد برخی پروازهای دیگر است(حالت2)، درخصوص برخی از پروازهای عبوری از منطقه استحفاظی، صرفا" نقش راهبردی و هدایت را انجام می دهد(حالت3) و نهایتا"، برخی از پروازهایی که ممکن است از همین فرودگاه انجام شده باشد دوباره در همین فرودگاه به زمین بنشیند(حالت4). در این مثال، هر پرواز در حکم یک فرایند کاری و برج مراقبت استعاره از کارمند است. شکل گیری تفکر فرایندی مستم آن است که هر کارمند دقیقا"بداند در چه فرایند های کاری درگیر است و نقش او در هر فرایند چیست؟
علاوه بر آن، کارمند باید شناخت و تصویر کاملی از همه اجزاء و عناصر فرایند داشته باشد و اینگونه نباشد که صرفا"بر بخش هایی از فرایند مسلط باشد که در شرح وظایف وی آمده است. در واقع، برخورداری از تفکر سیستمی لازمه کار است. هر یک از کارکنان درگیر در فرایند کاری باید درک واحد و دقیقی نسبت به ورودی ها، گام های اجرایی و توالی آنها و خروجی ها داشته باشند. باید به کارمند اجازه داد کل کار را ببیند نه بخشی از آنرا. کل نگری باید جایگزین جزءنگری گردد. همچنین، از آنجائیکه در طول یک فرایند کاری، هر متصدی از نفر قبلی چیزی را تحویل می گیرد و به نفر بعدی تحویل می دهد ضروری است این بده – بستان های بین مشاغل بطور دقیق تعریف و رصد گردد.
4- کارمندان باید از میزان ارزش افزوده خود در هر فرایند اطلاع داشته باشند. هر کارمند باید از خود بپرسد: میزان سهم و تاثیر من در موفقیت این فرایند کاری چقدر است؟ آیا من نقشی بی بدیل و انکارناپذیر در انجام این فرایند ایفا می نمایم؟ حضور من چقدر در پیشبرد کارها و انجام بموقع امور تاثیر گذار است؟ آیا نقش من آنقدر حیاتی و مهم هست که در نبود من، انجام کار مختل شده یا اساسا" متوقف گردد؟ پاسخ دقیق و درست به این سئوالات باید منجر به شکل گیری "احساس مفید بودن"، "احساس مهم بودن"، "احساس ارزشمندی" و بطور کلی احساس مثبت و خوشایند در متصدی شغل گردد و انگیزه های وی برای انجام کار را مضاعف نماید. در غیر اینصورت، یک جای کار معیوب است. این وظیفه مدیر و سازمان است که سهم و نقش هر کارمند را در فرایند کاری در قالب شاخص های عملکرد، تعریف کرده و در دوره های زمانی مشخص از وی مطالبه نمایند.
5- شرح وظایف مشاغل را باید مبتنی بر فرایندهای کاری تنظیم کرد. در این رویکرد، هر یک از بندهای تصریح شده در شرح وظایف شغل، نقشی است که متصدی مربوطه باید در یک فرایند کاری مشخص ایفا نماید. به منظور شفافیت و جلب توجه بیشتر متصدی، می توان در کنار هر وظیفه ذکر در شرح شغل، نام فرایند مربوطه را ذکر کرد تا متصدی نسبت به چرایی انجام آن وظیفه، توجیه شده و اطلاعات لازم را کسب نماید. این امر چرخه مسئولیت پذیری – پاسخگویی را نیز تسهیل خواهد کرد.
6- فرایند اندیشی نیازمند آشنایی با نشانه های معیوب بودن فرایندهای کاری است. مشاهده برخی علائم و نشانه ها در سازمان حاکی از آن است که برخی فرایندهای کاری، معیوب بوده و نیازمند بازنگری و اصلاح اند. برخی از مهمترین این علائم و نشانه ها عبارتند از: نیتی ذینفعان اعم از کارکنان، مشتریان، تامین کنندگان و .، تاخیر و توقف در انجام کارها، طولانی بودن انجام کارها، بروز اشتباهات متعدد و مختلف، دوباره کاری، موازی کاری، تداخل کاری، رهاشدگی برخی از امور و پاسخگو نبودن هیچکس درباره آنها، ادعای مالکیت دو یا چند نفر بر یک کار، پُر کاری برخی از پرسنل و سرگردانی برخی دیگر، و ضروری است حساسیت کلیه پرسنل نسبت به این علائم و نشانه ها برانگیخته شود تا بتوان نسبت به اتخاذ اقدامات پیشگیرانه و اصلاحی بموقع، از تشدید و وخامت اوضاع جلوگیری کرد.
7- نکته پایانی اینکه، برای مدیریت بهتر فرایندهای کاری، می توان برای هر فرایند، یک "مدیر فرایند" در نظر گرفت. مسئولیت برنامه ریزی، راهبری و تصمیم گیری پیرامون کلیه اجزای فرایند، بر عهده مدیر فرایند خواهد بود. در این حالت، ساختار و تشکیلات حاکم بر سازمان، شکل و شمایلی فرایندی به خود گرفته و "فرایند"، محور کلیه اقدامات سازمان اعم از برنامه ریزی، بودجه ریزی، تخصیص منابع و . خواهد شد. در سازمان های فرایندی آنچه که جلب توجه می کند این است که هر کارمند، به تناسب اینکه در چند فرایند کاری درگیر است باید بطور همزمان با چند مدیر فرایند کار کند. هر مدیر نیز ممکن است بطور همزمان مدیریت یک یا چند فرایند را بر عهده داشته باشد. کار کردن در این شرایط، مهارتها و توانمندی های خاصی را هم از کارکنان و هم از مدیران طلب می نماید.
این یادداشت در آدرس زیر نیز منتشر شده است:
http://karokarafarini.ir/%d9%81%d8%b1%d8%a7%db%8c%d9%86%d8%af-%d8%a7%d9%86%d8%af%db%8c%d8%b4%db%8c-%d8%af%d8%b1-7-%da%af%d8%a7%d9%85-%da%86%d9%87-%da%a9%d8%a7%d8%b1%d9%87%d8%a7%db%8c%db%8c-%d8%a8%d8%a7%db%8c%d8%af-%d8%a7/
مدیریت تصویر ذهنی دیگران: چگونه تصویر زیبایی از خود در ذهن دیگران حک کنیم؟
فرایند ,انجام ,های ,کاری ,یک ,کار ,فرایند کاری ,است که ,فرایندهای کاری ,انجام کار ,هر کارمند ,بیاد داشته باشیم ,تفکر فرایند اندیشی
درباره این سایت